Asientos Contables
El módulo de Presupuesto de ORION SOFTWARE,
trabaja de manera integrada (en línea y en tiempo real) , previamente se debe realizar la Configuraciónde los parámetros del módulo.
Asientos Contables
Esta opción se utiliza para capturar todos los registros y datos de la Contabilidad diaria o mensual, se debe tener en cuenta que si se utiliza el módulo de Tesoreria, de Ventas, de Inventarios y de Compras; se deben haber clasificado y asociado los documentos en cada módulo, solo se digitará por esta opción de "asientos contables" lo que usted haya asociado por Contabilidad.
Ingresando por la opción Archivos->Asientos Contables del menú principal del módulo de Contabilidad, o por el icono de acceso directo de la barra de tareas, se accede a la pantalla Asientos Contables.
En la opción Asientos Contables se pueden consultar, crear y modificar los asientos contables generados por la empresa en un determinado período.
Para consultar el listado de los asientos contables seleccionar la Empresa, la Sucursal, el Período y el Comprobante, en cada uno de los campos dar clic en el botón Despliega para desplegar la lista de opciones y seleccionar la deseada. Una vez escogidos los campos, dar clic en el botón Refresca para desplegar la lista de los asientos.
Para editar o consultar un registro específico, dar doble clic sobre el documento o seleccionarlo y dar clic en el botón Editar , y modificar los datos que sean necesarios.
Asientos Contables ->Captura
Para crear un nuevo asiento contable presione el botón Nuevode la pantalla Asientos Contables. Se despliega la siguiente pantalla:
Ingresar la información en cada campo como se indica a continuación:
1. El sistema automáticamten asigna la fecha del mes escogido para consulta. Si es necesario cambiar la fecha completa.
2. En el campo Documento, el sistema registra los documentos asignados al comprobante consultado durante la parametrización del sistema.
3. El campo Prefijo es opcional si la numeración de la factura de venta o de la factura de compra requiere un prefijo.
4. En el campo Consecutivo digitar el número de consecutivo del documento, si el sistema NO lo asigna de manera automática. Para que el sistema asigne el número automáticamente; Ver la opción de configuración consecutivo de documentos.
5. En el campo Moneda, seleccionar el tipo de moneda. Dar clic en el botón Despliega para desplegar la lista de opciones y seleccionar la necesaria.
6. En el campo Tercero, seleccionar el beneficiario del documento. Dar clic en el botón Despliega para desplegar la lista de opciones o; clic en el botón Busqueda para activar la pantalla de consulta de terceros
7. En el campo Sucursal seleccionar la sucursal del tercero. Recuerde que al crear un tercero, el sistema da la opción de crear sucursales a cada tercero.
8. En el campo de Por concepto de, digite el detalle o descripción del concepto por el cual se esta generando el documento.
Una vez seleccionada e ingresada la información preliminar del documento, ubicarse en la grilla de Datos para ingresar los detalles sobre el asiento contable.
En la grilla de Datos ingresar la información en los campos:
Trans (Transacción): para este campo existen dos opciones a digitar:
I : Ingreso o causación de una cuenta. Creación de cuentas por cobrar
y cuentas por pagar.
S : Se debe digitar cuando se va a saldar o cancelar alguna cuenta, por
ejemplo; el pago de una factura de compra o de venta.
En el campo Cuenta digitar el número de la cuenta a Contabilizar o dar clic en el botón Despliega para desplegar la pantalla Seleccione Auxiliar.
En el campo Descripción digitar el detalle o concepto de la transacción.
En el campo Nit o CC digitar el número de identificación del tercero, o con doble clic se despliega la pantalla Seleccione Tercero.
En el campo Suc digitar el código de la sucursal del tercero (debe determinarse cual va a ingresar en esta Contabilización).
Luego digitar en los campos Débito-Crédito el valor del asiento sin signos ni decimales, según el registro y la cuenta seleccionada.
Cuando se trabaja con moneda extranjera, digitar en los campos Débito Ext.-Crédito Ext. el valor del asiento sin signos ni decimales, según el registro y la cuenta seleccionada.
Si la cuenta que se esta Contabilizando es para cancelar una factura de cartera o una de proveedor, el sistema solicitará un documento cruce, para tal efecto, en los campos Emp. Cruce-Suc.Cruce-Doc.Cruce se debe ingresar la información de los documentos cruce pendientes bajo el nit del tercero digitado; para ver los documentos pendientes ubicarse en el campo Doc.Cruce y dar doble clic para desplegar la pantalla Seleccione cuenta por pagar.
Cuando el documento a cancelar ha sido seleccionado, el sistema ingresa automáticamente los datos en los campos.
· Si la cuenta que se esta Contabilizando es para causar una cuenta por cobrar o una cuenta por pagar, se debe ingresar la información del documento en los campos Emp. Cruce-Suc.Cruce-Doc.Cruce; en el campo Cuotas se debe diligenciar la forma de pago, dando clic en el botón Condiciones de Pago ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
· Los asientos contables que se eleboren con cuentas bancarias o que se hayan marcado como cuentas conciliatoria, debe seleccionarse el documento conciliatorio presionando doble clic en el campo Doc. Conciliación. En el campo Consec. Conciliatorio asignar el número consecutivo del documento conciliatorio.
Si se parametrizo una cuenta con centro de costos debe ubicarse en el campo C. Costo y dar doble clic para desplegar la pantalla Centros y subcentros de costos.
Si la cuenta es de Impuestos (IVA, Retefuente ó ICA ), en el campo del valor Débito o Crédito dar doble clic para activar la pantalla Base e ingresar el valor de la base para que automaticamente se calcule el valor del impuesto. El sistema ubica los valores generados en los campos correspondientes.
Luego se procede a registrar la contrapartida del asiento que se esta realizando siguiendo el mismo procedimiento según la cuenta seleccionada.
En la pestaña de Observaciones (ubicada junto a la pestaña de Datos), se puede ingresar información mas completa y detallada con respecto al concepto del asiento.
Para borrar la cuenta que ya se ha grabado, dar clic en el botón Borrar Registro ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
· Si al crear un nuevo documento la información que este contiene es semejante a la información de un asiento anterior, utilice los botones de Copiar y Pegar para agilizar la captura de datos; los cuales están ubicados en la parte superior de la pantalla.
Copiar asiento: Ingresar al asiento contable que se desea copiar, dar clic en el botón Copiar , y luego clic en el botón Salir para salir del asiento.
Pegar asiento copiado: Ingresar a un nuevo asiento contable, dar clic en el botón Pegar para pegar la información.
NOTA: La información que se transfiere solo corresponde a la ingresada en la grilla, los demas campos (Documento, Tercero, Valor y Concepto) deben ser llenados. Si se requiere hacer cambios en los valores Débito y Crédito puede realizarlos ubicandose en el campo respectivo y digitando el nuevo valor.
· En la parte inferior del asiento contable se encuentran los botones Auxiliar, Condiciones de Pago, Comisión. Para ver el contenido, dar clic sobre el botón respectivo.
->>Auxiliar
->>Condiciones de Pago
->>Comision
Una vez ingresada toda la información dar clic en Grabar o clic en Cancelar para detener el proceso de captura.
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