MANTENIMIENTO DE TERCEROS
La administración de terceros en el Sistema ORION SOFTWARE le permitirá crear y modificar. los entes naturales y jurídicos relacionados con la Empresa como son: clientes, proveedores, acreedores, vendedores, empleados, socios, contratistas, y otros (Terceros que no califican en ninguna de las clasificaciones anteriores), igualmente; podrá crear un tercero de naturaleza mixta, por ejemplo: empleado->cliente, cliente->proveedor, ó cualquier otra combinación según la necesidad.
- Para este proceso debe ingresar por la opción la siguiente ruta:
- Archivos maestros
- Terceros o directamente por el icono de acceso directo del mismo nombre ubicado en la barra de tareas del Menú Configuración.
Creación de Terceros
Para crear un nuevo tercero presione el botón Nuevo de la pantalla Mantenimiento de Terceros.
- Se ingresa la información de Agrupación Contable, según parámetros establecidos por la Empresa
- Se escoge que tipo de tercero, de acuerdo a las opciones (Cliente, Proveedor, Acreedor, Vendedor, Empleado, Socio, Contratista y Otros).
- Ingrese la información de Número de identificación y tipo de documento, la razón social, sigla y código si aplica.
PESTAÑA GENERAL
- Terceros Varios: Aplica para facturación de contado a terceros de cuantías menores
- Cliente por Defecto: Este parámetro aplica para definir un cliente fijo en la Factura de Venta
- Tercero Activo siempre aparece marcado por defecto, ya que se parte del principio de que el tercero se usara contablemente.
- la fecha de creación y actualización es automática al día en que se crea el tercero
- En el campo Tipo: Seleccione el tipo de persona Jurídica al que pertenece (Privada, Publica o Mixta)
- Clasificación Comercial: aplica para empresas que desean clasificar de manera mas detallada y particular sus terceros
- Notificar Factura Electrónica: Campo requerido para facturar electrónicamente
PESTAÑA TRIBUTARIA
Al desplegar esta pestaña, aparecen cuatro subpestañas: Reg. Imptos, Clientes, Proveedores, DIAN, Cierre de Año
Reg. Imptos:
Seleccionar a que tipo de régimen de impuestos pertenece el tercero.
RC - Responsable de IVA :
RE - Regimen Sespecial
RS - No Responsable de IVA
TS - Tributación Simple
PARÁMETROS
Gran Contribuyente: Aplica para clasificar el tercero con esta responsabilidad indistinto si es Cliente o Proveedor
Afecta información Tributaria: Este parámetro aplica para determinar si el tercero se reportara o no en Medios Magnéticos
Persona Natural: Aplica para regimen según RUT y que no presenta responsabilidades tributarias
Clientes:
Si el tercero ha sido clasificado como Cliente, se debe verificar en documento RUT (casilla 53), las responsabilidades tributarias y seleccionar:
Retenedor de renta
Retenedor de Ica
Retenedor de IVA con Base
Retención CREE ( Ley 1607/2012)
y si este maneja Base mínima o si por el contrario el cliente retiene por el 100%. se marca o no los parámetros " Con Base "
Proveedores:
Si el tercero ha sido clasificado como Proveedor, se debe verificar en documento RUT (casilla 53), las responsabilidades tributarias y seleccionar:
auto retenedor de renta,
timbre
estampilla
Autor-retenedor CREE ( Ley 1607/2012)
Agente Retenedor IVA
Agente Retenedor CREE ( Ley 1607/2012)
Independientes
Empleado Trabajador Independiente: Se clasifica el tercero tipo proveedor de acuerdo a la ley 1607 de 2012
Empleado Declarante: Este parámetro aplica para terceros tipo proveedor según la Ley 1607 y aplicando la tabla implementada en Art. 384 E.T.
Trabajador por cuenta Propia:Aplicado a tercero tipo proveedor según Ley 1607 Arts. 10 y 11
DIAN:
Actividad Económica: Según actividad reportada por el tercero digitelo manualmente
Lugar de Expedición Nit. CC.: Seleccione el municipio de Expedición del Doc de identidad del tercero
Pestaña Vendedor
Comisión: Se parametriza para ingresar datos de comisión otorgada por la empresa a dicho vendedor
Zona: Seleccione la zona creada por la empresa para sus vendedores
Cuando se ha terminado de digitar esta información,presione clic en grabar, observara siguiente mensaje: "No olvide grabar datos de la sucursal" presione clic en OK. Inmediatamente se despliega la opción para llenar los datos de la sucursal en la parte inferior de la pantalla:
En la pantalla de datos de la sucursal, se debe ingresar la información en cada una de las pestañas: Básicos, Cliente, Proveedores y Tributaria. Si hay un vendedor asociado al tercero, primero deben grabarse los datos de la sucursal y luego asociar el vendedor y la zona; ingresando por la pestaña Cliente.
Usted puede grabar cuantas sucursales crea necesario.
Al finalizar de ingresar la información se da clic en el botón Grabar y queda creado el tercero.
En la opción Terceros puede agrupar los terceros en clasificaciones específicas, para consultar como se realiza presione clic en agrupación de terceros. Igualmente puede consultar, crear y modificar los terceros relacionados a la empresa. Si desea ver como se consulta la información o listado de los terceros presione clic en Consulta de Terceros Para consultar como se crea o modifica un tercero presione clic en crear terceros. También puede ver el listado de clientes asociados a vendedores por la opción Informes. Para consultar como se genera este listado presione clic en Informe Vendedores.
Facturación Electrónica
De acuerdo a la nueva normatividad el sistema Orión aplica parámetros a fin de dar cumplimiento normativo, se indica al sistema qué terceros recibirán vía correo electrónico su información de documentos electrónicos, a saber:
Factura de Venta
Nota de Crédito de Venta
Nota de Débito de Venta
Factura de Exportación
Nota de Crédito de Exportación
Nota de Débito de Exportación
Campos obligatorios en la parametrización del tercero
Es necesario parametrización de terceros clasificados como clientes con la información requerida por la DIAN para facturación electrónica, dichos campos son obligatorios en el sistema Orión Software, a saber:
Notificar Factura electrónica
Email Facturación Electrónica
Tipos de Responsabilidades Fiscales
Tipos de Impuestos Responsable
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